Wer trägt die Compliance-Verantwortung in Ihrem Unternehmen?

Wenn Sie aktiv Fahrzeuge exportieren, wechselt das Geschäft oft zwischen Phasen intensiver Aktivität und Stillstand. Kommerzieller Erfolg kommt nicht von selbst. Aber was passiert, sobald ein Geschäft abgeschlossen ist? Wer ist dafür verantwortlich, den Käufer ordnungsgemäß zu überprüfen? Und wer stellt sicher, dass die Exportunterlagen korrekt und vollständig ausgefüllt werden?

Das Risiko der Delegation

In letzter Zeit sind wir häufig auf Situationen gestoßen, in denen Vertriebsmitarbeiter für die Durchführung der Käuferprüfung und das Ausfüllen der Exportunterlagen verantwortlich waren. Ist das nachvollziehbar? Ja. Ist es ratsam? Nein.

Als Unternehmer tragen Sie letztendlich immer die Verantwortung. Es ist zwar weder möglich noch notwendig, alles selbst zu erledigen, doch bestimmte Aufgaben bergen Risiken, die eine Delegation unerwünscht machen. Verstöße haben oft keine unmittelbaren Konsequenzen. Wenn Sie jedoch unbeabsichtigt in Mehrwertsteuerbetrug oder Geldwäsche verwickelt werden, kann das Problem erst Jahre später ans Licht kommen. Zu diesem Zeitpunkt ist der betroffene Vertriebsmitarbeiter möglicherweise nicht mehr in Ihrem Unternehmen beschäftigt, und eine nachträgliche Rekonstruktion eines vollständigen Exportdossiers kann unmöglich sein.

Voreingenommenheit

Die Übertragung der Käufer-Due-Diligence (KYC/KYB) an Vertriebsmitarbeiter führt zu einem klaren Interessenkonflikt. Vertriebsmitarbeiter haben einen Anreiz, Geschäfte abzuschließen. Aus psychologischer Sicht erhöht dies die Wahrscheinlichkeit einer übermäßig positiven Bewertung von Käufern erheblich. Ein kritischer Due-Diligence-Prozess kann – oft unbewusst – im Widerspruch zu den Verkaufszielen stehen.

Das eigentliche Risiko zeigt sich erst am Ende

Ein ähnliches Problem tritt bei der Fertigstellung von Exportunterlagen auf. Sobald ein Geschäft abgeschlossen ist, richtet sich der Fokus des Vertriebsmitarbeiters in der Regel auf die nächste Transaktion. Aber sind die Unterlagen wirklich vollständig? Wurde der Transport ordnungsgemäß registriert? Ist der endgültige CMR-Frachtbrief eingegangen? Ohne eine unabhängige abschließende Überprüfung könnten Sie später unvollständige Exportunterlagen entdecken, die Jahre nach der Transaktion nicht mehr korrigiert werden können.

Wie sollten Sie Ihre Exportprozesse organisieren?

Ein effektives Exportprozessmanagement muss diese Risiken berücksichtigen. Andernfalls kann es zu Problemen bei Prüfungen durch Banken, Steuerbehörden oder andere Dritte wie Wirtschaftsprüfer kommen. Zu den wichtigsten Überlegungen gehören:

• Trennung der Käufer-Due-Diligence

  Solange Einzelpersonen ihre eigene Arbeit bewerten, bleiben unnötige Risiken bestehen. Die Person, die die Käufer-Due-Diligence durchführt, muss ausreichend unabhängig sein, um Entscheidungen zu hinterfragen und gegebenenfalls einen Auftrag rückgängig zu machen.

  
  

• Das Vier-Augen-Prinzip

  Führen Sie ein Vier-Augen-Prinzip ein, bei dem eine Person die Käufer-Due-Diligence durchführt und eine zweite Person deren Richtigkeit überprüft. Je nach Größe des Unternehmens kann dieser zweite Prüfer der Geschäftsführer oder der Eigentümer sein.

  
  

• Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser

  Das Vier-Augen-Prinzip sollte auch für die Fertigstellung von Exportunterlagen gelten. Die Vollständigkeit der Unterlagen sollte kurz nach Abschluss der Transaktion überprüft werden. Dieser Prozess muss fest in der Organisation verankert sein.

Die Kosten bei Nichteinhaltung können erheblich sein

Kein Unternehmer in der Automobilbranche führt Compliance-Verfahren gerne ein und pflegt sie. Dennoch schreibt das Gesetz vor, dass Sie die Transaktion nicht hätten durchführen dürfen, wenn Sie „wussten oder hätten wissen müssen“, dass ein Käufer verdächtig war. Dies ist ein weit gefasster Maßstab, und die Erfahrung zeigt, dass eine Nichteinhaltung schwerwiegende Folgen haben kann – sowohl für das Unternehmen als auch für den Unternehmer persönlich.

Wie Novatrade24 Sie unterstützen kann

Novatrade24 hat ein klares Ziel: zu verhindern, dass seine Kunden in Mehrwertsteuerbetrug oder Geldwäsche verwickelt werden. Über die Novatrade24-Plattform:

• Werden unabhängige KYC/KYB-Prüfungen von Novatrade24 durchgeführt.

• Wird innerhalb des Novatrade24-Kundennetzwerks gemeinsam ein einzigartiges Käuferprofil erstellt, das auf allen Käufern und Transaktionen basiert und fundiertere Exportentscheidungen ermöglicht.

• Die Plattform unterstützt Sie und Ihr Team dabei, sicherzustellen, dass Exportdateien stets vollständig sind.

• Nach Abschluss des Exportprozesses wird eine von einem Mehrwertsteuerspezialisten validierte Exportdatei bereitgestellt.

Mit Novatrade24 gestalten Sie Ihr eigenes Compliance-Rahmenwerk. Sie weisen nach, dass Sie alle angemessenen Maßnahmen ergriffen haben, um Situationen zu vermeiden, in denen Sie „wussten oder hätten wissen müssen“, dass ein potenzieller Käufer böswillige Absichten hatte. Gleichzeitig sparen Sie Zeit, sodass Sie sich auf das Wachstum Ihres Unternehmens konzentrieren können.

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