Wie is er bij jou verantwoordelijk voor compliance?

Als je actief voertuigen exporteert, dan is het vaak hollen en stilstaan. Het commerciële succes komt je immers niet aanwaaien. Maar wat doe je als je de commerciële deal hebt afgerond? Wie is er dan verantwoordelijk voor een goede screening van je koper? En wie houdt er goed toezicht op het correct afronden van het exportdossier?

Het risico van delegeren

Hoe vaak wij de afgelopen tijd niet gehoord hebben dat verkopers verantwoordelijk waren voor het doen van een goed kopersonderzoek en het completeren van het exportdossier, is op twee handen niet te tellen. Snappen we dat? Ja. Is het verstandig? Nee!

Als ondernemer ben jij altijd eindverantwoordelijk. En natuurlijk kun je niet alles zelf doen, maar soms is delegeren gewoon te risicovol. Want of je compliant hebt gehandeld heeft vandaag geen consequenties. Ben je ongewenst in een BTW-fraude of witwas situatie terecht gekomen, dan heb je pas over een paar jaar een probleem. Het is dan nog maar de vraag of de verkoper van nu nog wel bij je werk en of je dan je exportdossier achteraf nog compleet kan maken.

Vooringenomen

Als jij het doen van kopers onderzoek (KYC/KYB) overlaat aan je verkopers, dan bind je de kat op het spek. Je verkopers worden betaald om te verkopen. Vanuit de psychologie weten we dat de kans op een te positief kopers onderzoek groot is. Een kritisch kopers onderzoek zit het behalen van de gestelde verkoop targets immers in de weg. Dat gebeurt vaak niet eens bewust.

Venijn zit in de staart

Eenzelfde situatie doet zich voor bij het afronden van een exportdossier. Is de deal gedaan, is de verkoper al weer bezig met de volgende deal. Maar is het gehele dossier wel compleet? Is het transport goed geregistreerd? Is de laatste CMR wel binnen? Zonder een onafhankelijke eindcontrole kun je in de toekomst maar zo geconfronteerd worden met incomplete exportdossiers die je zoveel jaar na dato echt niet meer kunt corrigeren.

Hoe organiseer je jouw exportprocessen?

Het organiseren van jouw exportprocessen moet rekening houden met bovenstaande problemen. Doe je dat niet dan kun je bij controle van banken, belastingdienst of andere derden zoals je accountant in de problemen komen. Waar moet je aan denken?

• Afsplitsen van kopers onderzoek.

  Zolang de slager zijn eigen vlees keurt loopt je onnodig risico. Dat wil je niet. De persoon die het kopers onderzoek doet moet tegengas kunnen geven. Die persoon moet zó onafhankelijk opereren dat hij/zij een order zonder problemen moet kunnen terugdraaien.

• Vier ogen principe.

  Zorg ervoor dat je een vier ogen principe opbouwt. 1 persoon doet het kopers onderzoek, een tweede controleert of het goed gebeurd is. Afhankelijk van de grootte van het bedrijf, kan dit maar zo de directeur/eigenaar zijn.

• Vertrouwen is goed, controleren is beter.

  Ook voor een complete export dossier geldt het vier ogen principe. Of een dossier compleet is, moet relatief snel na het afronden van de transactie worden bepaald. Zorg dus dat ook dit proces goed geborgd is in je bedrijf.

De prijs van non-compliance kan hoog zijn

Geen enkele auto-ondernemer heeft plezier aan het opzetten en opvolgen van alle compliance regels. Maar de wet schrijft voor dat als je ‘wist of had kunnen weten’ dat een koper ‘verdacht’ was, je geen zaken had moeten doen. Dat is een ruim begrip. Maar we weten ondertussen ook dat niet-voldoen aan deze regels een hoge prijs kan hebben. Zowel voor de zaak als voor de ondernemer in privé.

Wat kan Novatrade24 hierin betekenen?

Novatrade24 heeft maar 1 doel dat is het voorkomen dat onze klanten in een BTW-fraude of witwas situatie terechtkomt. Op het Novatrade24 platform:

• Laat je Novatrade24 een onafhankelijk KYC/KYB onderzoek doen.

• Bouwen we als handelscommunity gezamenlijk, van alle kopers en transacties, een uniek kopersprofiel op waarmee je nog beter je exportbeslissing kunt nemen

• Begeleidt het platform jou en je team zodat je altijd een compleet export dossier hebt.

• Leveren we, na afsluiting van het exportproces, een door BTW-specialisten gevalideerd export dossier.

Met Novatrade24 organiseer je je eigen compliance. Je laat zien dat je er alles aan doet om te voorkomen dat je ‘wist of had kunnen weten’ dat jouw potentiele koper kwade bedoelingen had. En tenslotte bespaar je tijd waardoor je meer aandacht kan geven aan het laten groeien van de business.

Wil jij weten wat Novatrade24 voor jou kan betekenen? Laat het ons weten en we plannen een kennismakingsgesprek of demo in.